Entrepreneurs : 7 conseils pour gérer votre temps efficacement
Suivez les étapes de ce guide pour ne plus perdre de temps et gagner en productivité
Houzz France
20 août 2017
Avez-vous déjà eu l’impression d’avoir beaucoup trop de choses à faire et pas assez de temps pour y parvenir ? En tant que directeur d’une petite société, vous devez vous charger quotidiennement de tous les aspects de la gestion de votre activité et les journées vous paraissent souvent trop courtes. Les conseils suivants vous aideront à gérer votre temps pour augmenter votre productivité.
Analysez la manière dont vous occupez votre temps
Si vous voulez comprendre pourquoi vos journées passent si vite, étudiez la manière dont vous les remplissez. Reportez toutes les tâches que vous réalisez quotidiennement et détaillez le temps qu’elles vous demandent. Une fois que vous avez identifié les missions les plus chronophages, évaluez leur productivité. La question à se poser : vous attardez-vous trop sur des tâches qui ne donnent pas des résultats assez efficaces ?
« Il est souvent utile de comparer la quantité de travail accompli à la fin de la semaine à celle que vous vous étiez fixée le lundi. Si la différence entre les deux est trop importante, demandez-vous si les objectifs que vous vous imposez ne sont pas trop ambitieux, si vous accordez trop de temps à des choses inutiles ou si les missions ordinaires sont trop prenantes en raison d’un manque de confiance, de ressources ou de motivation. Quelles que soient les raisons, élaborez un plan pour résoudre le problème, essayez-le pendant quinze jours et regardez ce qui a fonctionné », conseille Rebecca Alexander de The Coaching Studio.
Si vous voulez comprendre pourquoi vos journées passent si vite, étudiez la manière dont vous les remplissez. Reportez toutes les tâches que vous réalisez quotidiennement et détaillez le temps qu’elles vous demandent. Une fois que vous avez identifié les missions les plus chronophages, évaluez leur productivité. La question à se poser : vous attardez-vous trop sur des tâches qui ne donnent pas des résultats assez efficaces ?
« Il est souvent utile de comparer la quantité de travail accompli à la fin de la semaine à celle que vous vous étiez fixée le lundi. Si la différence entre les deux est trop importante, demandez-vous si les objectifs que vous vous imposez ne sont pas trop ambitieux, si vous accordez trop de temps à des choses inutiles ou si les missions ordinaires sont trop prenantes en raison d’un manque de confiance, de ressources ou de motivation. Quelles que soient les raisons, élaborez un plan pour résoudre le problème, essayez-le pendant quinze jours et regardez ce qui a fonctionné », conseille Rebecca Alexander de The Coaching Studio.
Faites une to-do-list
La création d’une to-do-list quotidienne avant de se mettre au travail est cruciale. Elle permet de fixer les objectifs du jour et d’augmenter sa productivité. Quand vous élaborez cette liste, pensez à classer les tâches en fonction de leur importance. Cela vous aidera à identifier celles qui doivent être accomplies dans la journée de celles qui peuvent être reportées au lendemain. Soyez réaliste quant à la quantité de travail que vous pouvez abattre et décomposez les missions les plus lourdes en plusieurs petites, afin de les rendre moins écrasantes. Une to-do-list trop ambitieuse risque de vous démotiver et d’altérer votre énergie.
« Dans votre to-do-list, il est essentiel d’inclure une mention “Tâches importantes non urgentes”. Elle concerne des tâches essentielles mais moins pressantes, comme trouver de nouveaux fournisseurs, planifier la stratégie marketing de l’année à venir ou rédiger un plan de recrutement. Avant de vous pencher dessus, débarrassez-vous des missions urgentes, même si elles ne sont pas aussi importantes. Les experts en gestion du temps pensent que nous passons beaucoup trop d’heures sur les tâches urgentes mais pas importantes, et moins de 10 % sur les missions importantes mais non urgentes », poursuit Rebecca Alexander.
La création d’une to-do-list quotidienne avant de se mettre au travail est cruciale. Elle permet de fixer les objectifs du jour et d’augmenter sa productivité. Quand vous élaborez cette liste, pensez à classer les tâches en fonction de leur importance. Cela vous aidera à identifier celles qui doivent être accomplies dans la journée de celles qui peuvent être reportées au lendemain. Soyez réaliste quant à la quantité de travail que vous pouvez abattre et décomposez les missions les plus lourdes en plusieurs petites, afin de les rendre moins écrasantes. Une to-do-list trop ambitieuse risque de vous démotiver et d’altérer votre énergie.
« Dans votre to-do-list, il est essentiel d’inclure une mention “Tâches importantes non urgentes”. Elle concerne des tâches essentielles mais moins pressantes, comme trouver de nouveaux fournisseurs, planifier la stratégie marketing de l’année à venir ou rédiger un plan de recrutement. Avant de vous pencher dessus, débarrassez-vous des missions urgentes, même si elles ne sont pas aussi importantes. Les experts en gestion du temps pensent que nous passons beaucoup trop d’heures sur les tâches urgentes mais pas importantes, et moins de 10 % sur les missions importantes mais non urgentes », poursuit Rebecca Alexander.
Évitez le multitâche
Combien de fois avez-vous essayé de faire plusieurs choses à la fois ? Nous sommes tous passés par là : au milieu de la rédaction d’une présentation ou d’un rapport, vous recevez un e-mail auquel vous décidez de répondre immédiatement, ou vous prenez le temps de finaliser un tableur alors que vous êtes en réunion.
« N’ouvrez pas votre boîte mail dès que vous arrivez au travail », avertit Rebecca Alexander. « Si vous avez quelque chose d’important à faire, faites-le en arrivant au bureau, avant de consulter votre messagerie. Accordez-vous une heure en début de journée : elle vous sera précieuse pour avancer sur votre travail. Nous pensons à tort que lire ses e-mails ou sa boîte vocale ne prend que cinq minutes, alors que nous nous retrouvons vite submergés par ce que nous y trouvons. Finalement, avant même de s’en apercevoir, une heure s’est écoulée avant que nous puissions nous mettre au travail. Ainsi, en retardant d’une heure l’ouverture de votre messagerie, vous trouverez facilement le temps d’abattre une quantité importante de travail et, avouons-le, la plupart des e-mails que nous recevons peuvent attendre un peu avant d’être traités. »
Selon une récente étude de l’Association Américaine de Psychologie, faire plusieurs choses à la fois réduit de 40 % notre productivité. Il est donc conseillé d’organiser ses journées par créneaux horaires, pendants lesquels vous vous concentrerez sur un travail précis sans aucune distraction.
Combien de fois avez-vous essayé de faire plusieurs choses à la fois ? Nous sommes tous passés par là : au milieu de la rédaction d’une présentation ou d’un rapport, vous recevez un e-mail auquel vous décidez de répondre immédiatement, ou vous prenez le temps de finaliser un tableur alors que vous êtes en réunion.
« N’ouvrez pas votre boîte mail dès que vous arrivez au travail », avertit Rebecca Alexander. « Si vous avez quelque chose d’important à faire, faites-le en arrivant au bureau, avant de consulter votre messagerie. Accordez-vous une heure en début de journée : elle vous sera précieuse pour avancer sur votre travail. Nous pensons à tort que lire ses e-mails ou sa boîte vocale ne prend que cinq minutes, alors que nous nous retrouvons vite submergés par ce que nous y trouvons. Finalement, avant même de s’en apercevoir, une heure s’est écoulée avant que nous puissions nous mettre au travail. Ainsi, en retardant d’une heure l’ouverture de votre messagerie, vous trouverez facilement le temps d’abattre une quantité importante de travail et, avouons-le, la plupart des e-mails que nous recevons peuvent attendre un peu avant d’être traités. »
Selon une récente étude de l’Association Américaine de Psychologie, faire plusieurs choses à la fois réduit de 40 % notre productivité. Il est donc conseillé d’organiser ses journées par créneaux horaires, pendants lesquels vous vous concentrerez sur un travail précis sans aucune distraction.
Essayez la technique « Pomodoro »
Si vous avez du mal à vous concentrer sur une seule chose à la fois, appliquez la technique de planification élaborée par Francesco Cirillo. Appelée « Pomodoro », elle repose sur le principe des célèbres minuteurs en forme de tomate, qu’elle utilise pour réaliser des tâches en 25 minutes. À vous de jouer : choisissez une mission et concentrez-vous dessus pendant 25 minutes grâce à un chronomètre. Une fois le temps écoulé, soufflez un peu et accordez-vous une petite pause : servez-vous une tasse de thé, partez pour une courte promenade ou faites quelques exercices d’étirement. Quand vous avez enchaîné quatre « pomodori », faites un break plus long qui permettra à votre cerveau de se relaxer et d’assimiler de nouvelles informations avant de commencer une nouvelle série.
Si vous avez du mal à vous concentrer sur une seule chose à la fois, appliquez la technique de planification élaborée par Francesco Cirillo. Appelée « Pomodoro », elle repose sur le principe des célèbres minuteurs en forme de tomate, qu’elle utilise pour réaliser des tâches en 25 minutes. À vous de jouer : choisissez une mission et concentrez-vous dessus pendant 25 minutes grâce à un chronomètre. Une fois le temps écoulé, soufflez un peu et accordez-vous une petite pause : servez-vous une tasse de thé, partez pour une courte promenade ou faites quelques exercices d’étirement. Quand vous avez enchaîné quatre « pomodori », faites un break plus long qui permettra à votre cerveau de se relaxer et d’assimiler de nouvelles informations avant de commencer une nouvelle série.
Déléguez les tâches
En tant que directeur d’une petite société, vous portez plusieurs casquettes. Vous pensez certainement que vous n’avez pas les ressources nécessaires pour partager cette charge de travail avec quelqu’un, mais vous avez tort, car prendre tout en charge seul peut s’avérer être une fausse économie. À vous d’identifier les tâches pour lesquelles vous n’êtes pas efficace et de juger si vous avez la possibilité de les confier à un professionnel.
« Si vous voulez tout faire par vous-même, vous ne serez pas capable de gérer votre temps de manière efficace pendant les périodes chargées », partage Jennifer Chong, directrice de projet en design d’intérieur chez Feioi. « Il est préférable de confier les tâches que vous n’aimez pas faire ou pour lesquelles vous n’êtes pas qualifié à des professionnels, plus efficaces et rapides que vous, qu’il s’agisse de la comptabilité, du marketing, du dessin technique, du community management ou de l’administratif. En externalisant ces tâches, vous libérerez du temps pour vous consacrer à ce que vous savez le mieux faire et gagnerez en efficacité. Cela vous permettra également de prendre plus de travail à votre charge, et donc favorisera la réussite de votre entreprise. »
En tant que directeur d’une petite société, vous portez plusieurs casquettes. Vous pensez certainement que vous n’avez pas les ressources nécessaires pour partager cette charge de travail avec quelqu’un, mais vous avez tort, car prendre tout en charge seul peut s’avérer être une fausse économie. À vous d’identifier les tâches pour lesquelles vous n’êtes pas efficace et de juger si vous avez la possibilité de les confier à un professionnel.
« Si vous voulez tout faire par vous-même, vous ne serez pas capable de gérer votre temps de manière efficace pendant les périodes chargées », partage Jennifer Chong, directrice de projet en design d’intérieur chez Feioi. « Il est préférable de confier les tâches que vous n’aimez pas faire ou pour lesquelles vous n’êtes pas qualifié à des professionnels, plus efficaces et rapides que vous, qu’il s’agisse de la comptabilité, du marketing, du dessin technique, du community management ou de l’administratif. En externalisant ces tâches, vous libérerez du temps pour vous consacrer à ce que vous savez le mieux faire et gagnerez en efficacité. Cela vous permettra également de prendre plus de travail à votre charge, et donc favorisera la réussite de votre entreprise. »
Identifiez les heures où vous êtes le plus efficace
À quel moment donnez-vous le meilleur de vous-même ? Avez-vous plus de facilité à vous concentrer le matin ou gagnez-vous en rapidité de travail dans l’après-midi, voire en soirée ? Planifiez votre temps en fonction des heures auxquelles vous êtes le plus efficace et prévoyez de réaliser les tâches les plus difficiles à ces moments-là.
À quel moment donnez-vous le meilleur de vous-même ? Avez-vous plus de facilité à vous concentrer le matin ou gagnez-vous en rapidité de travail dans l’après-midi, voire en soirée ? Planifiez votre temps en fonction des heures auxquelles vous êtes le plus efficace et prévoyez de réaliser les tâches les plus difficiles à ces moments-là.
Ne surchargez pas votre planning
Un planning à la journée bien organisé est le meilleur moyen d’améliorer la gestion du temps. Réservez toutefois des créneaux pour les imprévus, car vous aurez toujours des tâches non programmées à réaliser. Vous devez être capable de les gérer aussi efficacement que les missions planifiées. Heureusement, en étant organisé et en utilisant les techniques mentionnées ci-dessus, vous pourrez plus facilement faire preuve de spontanéité !
ET VOUS ?
Quelles sont vos astuces pour gérer votre temps efficacement ?
Un planning à la journée bien organisé est le meilleur moyen d’améliorer la gestion du temps. Réservez toutefois des créneaux pour les imprévus, car vous aurez toujours des tâches non programmées à réaliser. Vous devez être capable de les gérer aussi efficacement que les missions planifiées. Heureusement, en étant organisé et en utilisant les techniques mentionnées ci-dessus, vous pourrez plus facilement faire preuve de spontanéité !
ET VOUS ?
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Pour ne pas m'encombrer l'esprit, je note tout sur un cahier avec la date du jour et je change de couleur entre deux note afin de bien les visualiser de suite. Régulièrement, j'y reviens dès que j'ai 1 min , cela me permets de ne rien oublier sinon je gardais tout à l'esprit et forcément on en oublie une de chose à faire. je nettoies mon bureau chaque soir aussi avant mon départ cela me permet le matin en arrivant de ne pas déprimer. Un bureau rangé allège l'esprit
Cela me rappelle l'histoire des grosses balles et du bocal :
(Cette histoire est très aidante pour faire la différence entre l'urgent et l'important, afin de nous aider à donner de la place à l'important , et nous méfier de l'urgent...)
https://www.dailymotion.com/video/x57h5uw
J'avais pris l'habitude de charger mon emploi du temps et ce n'était pas la solution. Je fais à présent deux taches par jour et non plus. La technique "Pomodoro" est excellente. Je vais essayer. Le conseil sur les mails est très pertinent. En effet on se retrouve souvent à lire un mail puis deux, trois. Puis la matinée s'est écoulée sans avoir avancer.
Concernant les astuces, j'ai pris l'habitude chaque soir de noter ce que je vais devoir faire le lendemain et de faire un bilan de ma journée. Je m'impose aussi une réflexion par trimestre sur mon travail. J'apporte un regard critique non seulement pour avancer professionnellement mais également pour faire les bons choix.
Merci beaucoup pour cet article.