9 conseils avisés pour gérer un pic d'activité
Les dossiers s’accumulent et le temps manque ? Voici 9 conseils pour gérer un surplus de travail sans perdre pied
Le secteur de la construction et de la rénovation est en pleine ébullition. Une bonne nouvelle pour les TPE et PME spécialistes du résidentiel. Avoir trop de travail, un problème qu’on aimerait rencontrer plus souvent ? Pas forcément : une forte hausse d’activité peut s’accompagner de stress, de retards en tous genres et de craquages émotionnels. La période qui précède les fêtes de fin d’années est souvent intense pour les métiers de la rénovation et de la conception d’intérieur. Suivez les conseils de professionnelles qui ont appris à tenir le coup et à relever le défi avec brio.
« Ma période la plus chargée est généralement la fin de l’année, avec des missions à achever avant les Fêtes et la fermeture de certains commerces et entreprises, explique Jung Yun, conceptrice d’intérieur senior chez Studio Jung. Tout le monde veut être prêt pour Noël. C’est toujours une gageure de jongler entre mes différents engagements et de rester dans les temps durant ces semaines assez stressantes », confie-t-elle.
Comment ces professionnelles gèrent-elles les périodes de rush ?
L’avis d’Allie Duval :
Gérez au mieux son temps. J’ai appris à bien compartimenter mes journées, pour avoir de la visibilité sur mon emploi du temps, plutôt que de passer sans arrêt d’une chose à l’autre sur mon ordinateur. J’essaie aussi de répondre à mes e-mails uniquement en début et fin de journée, sauf si je n’ai vraiment pas le choix.
L’avis d’Allie Duval :
Gérez au mieux son temps. J’ai appris à bien compartimenter mes journées, pour avoir de la visibilité sur mon emploi du temps, plutôt que de passer sans arrêt d’une chose à l’autre sur mon ordinateur. J’essaie aussi de répondre à mes e-mails uniquement en début et fin de journée, sauf si je n’ai vraiment pas le choix.
Les pauses, c’est sacré. C’était assez prévisible : au début, dès que je recevais une demande ou que j’avais un client potentiel, j’étais tellement contente que je me retrouvais à répondre à toute heure du jour et de la nuit. Je faisais de la prospection quand j’avais deux minutes de libres, et c’est tout. Je voulais tellement satisfaire mes clients existants !
J’ai vite compris que je délaissais les moments en famille, mais qu’en plus je me fatiguais deux fois plus vite et que je fonçais droit dans le mur en habituant les clients à une disponibilité H24.
Gérer une entreprise, quelle que soit sa taille, c’est aussi se rappeler que les pauses sont sacrées. Il est essentiel de pouvoir être là pendant les horaires de travail, mais aussi quand vient l’heure de se retrouver en famille ou simplement avec soi-même.
J’ai vite compris que je délaissais les moments en famille, mais qu’en plus je me fatiguais deux fois plus vite et que je fonçais droit dans le mur en habituant les clients à une disponibilité H24.
Gérer une entreprise, quelle que soit sa taille, c’est aussi se rappeler que les pauses sont sacrées. Il est essentiel de pouvoir être là pendant les horaires de travail, mais aussi quand vient l’heure de se retrouver en famille ou simplement avec soi-même.
Accordez du temps à votre entreprise. Il est important de dégager de vrais créneaux pour votre travail et votre entreprise, pas uniquement cinq minutes par-ci, par-là. Segmentez votre temps en sessions de travail thématiques : communication/publicité, collaboration avec de nouveaux clients, conception pure et tâches administratives. Cette approche m’a vraiment aidée à prioriser mes actions chaque semaine.
Définissez un cadre temporel clair pour chaque projet. Au début de chaque nouvelle mission, je dialogue avec le client et je sors mon calendrier. Nous échangeons sur ses attentes : process de travail, moyens de communication, ce qu’il ou elle peut attendre de moi. Cela fonctionne bien et permet aux clients de bien comprendre ma façon de travailler.
Les avantages de Houzz Pro
J’ai été surprise de voir combien Houzz Pro m’aide à gérer et organiser mes journées. La rubrique dédiée aux prospects m’aide à ne pas perdre le fil des nouveaux contacts. Je sais où j’en suis avec chacun, je peux prendre des notes à chaque étape et je reçois des rappels pour penser à faire signe au client ou à le relancer.
Et ce qui est génial avec Houzz Pro, c’est que je peux ensuite m’en servir pour gérer mes projets : il y a les planches d’ambiance, la facturation, la prise de note, le pointage des heures et même les échanges avec les clients autour des idées et concepts que je leur présente.
J’ai été surprise de voir combien Houzz Pro m’aide à gérer et organiser mes journées. La rubrique dédiée aux prospects m’aide à ne pas perdre le fil des nouveaux contacts. Je sais où j’en suis avec chacun, je peux prendre des notes à chaque étape et je reçois des rappels pour penser à faire signe au client ou à le relancer.
Et ce qui est génial avec Houzz Pro, c’est que je peux ensuite m’en servir pour gérer mes projets : il y a les planches d’ambiance, la facturation, la prise de note, le pointage des heures et même les échanges avec les clients autour des idées et concepts que je leur présente.
Je n’étais pas franchement fan de nouvelles technologies avant, mais je dois dire que j’apprécie la grande facilité avec laquelle on utilise Houzz Pro. Les fonctionnalités combinées du logiciel me permettent d’être mieux organisée quand le travail s’accélère. Il me paraît impensable de revenir à des notes prises à la volée sur un bout de papier ou de tout gérer par moi-même, à la main. C’est une plateforme de collaboration assez épatante, je dois dire.
L’avis de Krisitin Stojcevski :
Planifiez, organisez. Planifier notre activité nous permet de prévoir un peu de marge pour absorber les éventuels imprévus : retard dans les commandes, nouvelles règlementations ou modifications dans le chantier.
Posez les objectifs et les attendus. Il est primordial, à mes yeux, de poser clairement les attentes et objectifs avec les clients. Faire preuve de transparence du début à la fin de chaque projet offre un supplément non négligeable de sérénité aux propriétaires. Ils sont au courant de tout ce qui est entrepris : à la clé, cela veut dire une rénovation bien exécutée.
Planifiez, organisez. Planifier notre activité nous permet de prévoir un peu de marge pour absorber les éventuels imprévus : retard dans les commandes, nouvelles règlementations ou modifications dans le chantier.
Posez les objectifs et les attendus. Il est primordial, à mes yeux, de poser clairement les attentes et objectifs avec les clients. Faire preuve de transparence du début à la fin de chaque projet offre un supplément non négligeable de sérénité aux propriétaires. Ils sont au courant de tout ce qui est entrepris : à la clé, cela veut dire une rénovation bien exécutée.
Les avantages de Houzz Pro
Avoir l’ensemble de nos factures regroupées en un seul et même endroit nous évite de devoir fouiller nos dossiers papier et sur ordinateur à la recherche des bons de commande et des dates prévues.
Avoir l’ensemble de nos factures regroupées en un seul et même endroit nous évite de devoir fouiller nos dossiers papier et sur ordinateur à la recherche des bons de commande et des dates prévues.
L’avis de Jung Yun :
Ayez une organisation au top. Je m’appuie beaucoup sur mes compétences d’organisation et consacre systématiquement du temps le week-end à l’organisation de ma semaine à venir. Je fais chaque matin le point sur mes priorités et mes to-do lists. Tout est question de gestion du temps.
Être organisée de la sorte me permet de tenir les rênes des projets et de ne pas me laisser submerger par tout ce que j’ai à faire. Cela m’aide également à identifier les vraies priorités. Mon temps est précieux, je veille à ne pas en perdre.
Ayez une organisation au top. Je m’appuie beaucoup sur mes compétences d’organisation et consacre systématiquement du temps le week-end à l’organisation de ma semaine à venir. Je fais chaque matin le point sur mes priorités et mes to-do lists. Tout est question de gestion du temps.
Être organisée de la sorte me permet de tenir les rênes des projets et de ne pas me laisser submerger par tout ce que j’ai à faire. Cela m’aide également à identifier les vraies priorités. Mon temps est précieux, je veille à ne pas en perdre.
Missions et plannings : soyez réaliste. Je prends presque à chaque fois une petite marge de temps supplémentaire pour les projets. Je tache aussi de soulever tout problème ou question dès les débuts. Les clients sont ainsi préparés et plus souples en cas de changement de planning.
Faire preuve de réalisme, dans les engagements que je prends comme dans les délais que j’annonce, me permet d’être au clair avec les clients et leurs attentes. Et je peux ainsi profiter de mon métier, que j’aime, et me coucher le soir satisfaite de ma journée et du travail que j’ai livré.
Faire preuve de réalisme, dans les engagements que je prends comme dans les délais que j’annonce, me permet d’être au clair avec les clients et leurs attentes. Et je peux ainsi profiter de mon métier, que j’aime, et me coucher le soir satisfaite de ma journée et du travail que j’ai livré.
Ne pas perdre de vue son propre équilibre. Nous sommes tous contraints de jongler entre le travail et la vie personnelle, nos différents engagements au quotidien. Il n’en demeure pas moins primordial de s’accorder régulièrement du temps pour soi, rien que pour soi ou avec ses proches. Ne pas perdre de vue cet équilibre et faire de vraies pauses de temps à autre nous rappelle ce qui est réellement important dans la vie.
Les avantages de Houzz Pro
J’ai choisi Houzz Pro pour me faciliter l’administratif. Ce qui a très clairement été le cas. Mais je dois dire que je ne m’attendais pas à ce que les fonctionnalités produits, comme le sourcing ou le catalogue personnalisé, me seraient aussi utiles, et précieuses, au quotidien. Elles me font gagner un temps fou, surtout quand je dois gérer de front un grand nombre de projets, donc de produits.
J’ai choisi Houzz Pro pour me faciliter l’administratif. Ce qui a très clairement été le cas. Mais je dois dire que je ne m’attendais pas à ce que les fonctionnalités produits, comme le sourcing ou le catalogue personnalisé, me seraient aussi utiles, et précieuses, au quotidien. Elles me font gagner un temps fou, surtout quand je dois gérer de front un grand nombre de projets, donc de produits.
ET VOUS ?
Comment gérez-vous les périodes de forte activité dans votre métier ? Partagez votre expérience dans la partie commentaires.
Comment gérez-vous les périodes de forte activité dans votre métier ? Partagez votre expérience dans la partie commentaires.
Dans la plupart des métiers, certaines périodes de l’année sont plus chargées que d’autres. « En ce qui me concerne, c’est généralement à la rentrée, après l’été », témoigne Kristin Stojcevski, conceptrice d’intérieur à la tête de Rocco Revolution : « Les vacances sont finies et les enfants sont retournés à l’école ».
« Je remarque aussi un sursaut chez les propriétaires durant l’hiver », poursuit Allie Duval, directrice de Coastal Hamptons Design Studio. « Ils ont envie de pouvoir pleinement profiter des beaux jours ou prévoient de vendre à l’arrivée du printemps. Et c’est à cette saison que les nouveaux acquéreurs souhaitent faire rénover leur bien. De façon plus surprenante, j’ai toujours une demande ou deux sur le mois de janvier. Des clients contents par avance de repenser leur maison ou leur appartement. Les mois d’été et la période de Noël leur ont laissé le temps d’imaginer leur futur intérieur. »