Comment puis-je créer et envoyer des ordres de modification ?
Des imprévus peuvent survenir lors de la mise en place d'un projet, et entraînent souvent une perte de revenus. Houzz Pro vous permet de créer des ordres de modification directement depuis vos devis approuvés et de les envoyer à vos clients pour obtenir leur accord.
Votre client réglera uniquement la différence entre le montant initialement prévu et le montant mis à jour. Vous pourrez ainsi envoyer une facture pour le montant prévu, et recevoir séparément le paiement du montant mis à jour dans l'ordre de modification.
Comment créer un ordre de modification ?
Il y a deux façons de créer un ordre de modification. Vous pouvez en créer un de zéro ou depuis un devis déjà approuvé.
Sélectionnez le projet concerné dans la barre de navigation de gauche. Cliquez sur « Ordres de modification » dans le menu de gauche, puis sur le bouton « Nouvel ordre de modification » en haut à droite de votre écran.
Vous avez aussi la possibilité de créer un ordre de modification depuis un devis ayant déjà été validé. Dans le devis en question, cochez la case qui se trouve à côté de l’élément dont vous souhaitez modifier le coût ou la quantité. Vous pouvez ensuite cliquer sur « Créer un ordre de modification » au-dessus des éléments ou depuis le menu « Actions » en haut de votre devis.
Comment mettre à jour un ordre de modification ?
L'action précédente ouvrira un ordre de modification dans lequel vous pourrez ajuster les quantités et les coûts, ajouter des notes pour chaque élément, puis l'envoyer à votre client pour validation.
Votre ordre de modification comporte une ligne pour les quantités prévues et une ligne pour les quantités mises à jour, le matériel, la main-d'œuvre et les bénéfices.
Les valeurs prévues proviennent directement de vos devis approuvés et ne peuvent pas être modifiées. Les valeurs mises à jour peuvent être modifiées si nécessaire en cliquant simplement sur chacune d'entre elles. Vous pouvez également modifier le nom de l'élément et ajouter des notes. À mesure que vous effectuez des modifications, vous remarquerez que les valeurs modifiées sont surlignées en jaune pour une meilleure lisibilité.
Comment ajuster les détails de règlement ?
Sous la section « Règlements », vous pouvez ajuster certains détails, notamment le nom du règlement, les modalités de paiement et la date d'échéance pour approbation. Une fois l'ordre de modification approuvé, vous ne pourrez plus modifier ces détails sans rouvrir le document pour le modifier.
Remarque : pour les ordres de modification, vous ne pouvez programmer qu'un seul règlement. Les règlements multiples ne sont pas pris en charge pour le moment.
Pour enregistrer manuellement un règlement, l'ordre de modification doit être approuvé par le client. Vous pouvez l'envoyer à votre client pour qu'il l'approuve (voir ci-dessous) ou l'approuver vous-même manuellement en cliquant sur « Actions », puis en sélectionnant « Approuver » dans le menu déroulant.
Une fois approuvé, vous pourrez enregistrer un règlement sous la section « Règlements ».
Comment envoyer l'ordre de modification à votre client ?
Avant de partager l'ordre de modification avec votre client, veillez à cliquer sur « Voir l'aperçu » en haut à droite, pour vous assurer que toutes les informations du document sont correctes.
Lorsque vous souhaitez envoyer le document à votre client et obtenir son approbation, cliquez sur « Envoyer ». Vous pouvez personnaliser l'e-mail que votre client recevra, y compris l'objet et le corps de texte. Si vous souhaitez utiliser un modèle d'e-mail, vous pouvez le sélectionner depuis le lien « Mes modèles » en bas de la zone de texte.
Votre client recevra un e-mail lui permettant de valider l'ordre de modification. Pour ce faire, il devra ouvrir la facture, la vérifier et cliquer sur « Approuver et signer ».
Il pourra ajouter sa signature électronique à l'ordre de modification et sélectionner « Sauvegarder ». Une fois l'opération terminée, l'ordre de modification sera approuvé et vous recevrez une notification.
Si votre client procède à des ajustements et que vous devez apporter des changements à l'ordre de modification, vous devez le rouvrir pour le modifier. Pour ce faire, cliquez sur « Actions », puis sélectionnez « Ouvrir à nouveau pour modifier » dans le menu déroulant.
Lorsque vous rouvrez un ordre de modification, vous perdez la signature électronique du client et devez à nouveau demander son approbation.