Comment créer un planning de projet ?
Le planning de projet Houzz Pro est à la fois un outil de gestion de projet et de collaboration avec les clients qui vous permet de vous assurer que tout le monde, que ce soit votre équipe, vos sous-traitants ou vos clients, est sur la même longueur d'onde. Consultez facilement les prochaines étapes de votre projet à partir de votre planning.
Pour commencer à créer un planning de projet, rendez-vous sur un projet et cliquez sur « Planning » dans le menu de gauche.
Une fois dans le planning, vous pouvez soit créer un planning à partir de zéro, soit utiliser des modèles prédéfinis ou des modèles personnalisés.
Vous pouvez choisir parmi 3 vues différentes en haut de la page : diagramme de Gantt, calendrier et liste. Choisissez celle que vous préférez et alternez avec les autres si vous le souhaitez en fonction de ce que vous voulez voir.
Ajuster les paramètres des jours ouvrables
Lorsque vous établissez votre planning, vous pouvez facilement ajuster les paramètres des jours ouvrables pour vous assurer qu'ils reflètent fidèlement vos disponibilités. Pour cela, sélectionnez « Paramètres des jours ouvrables » dans le menu déroulant « Actions ».
De là, vous pourrez sélectionner les jours où vous êtes disponible pour travailler - vous pouvez choisir « Toute la journée » ou configurer des horaires spécifiques.
Créer des étapes et des éléments
Le planning de projet de Houzz Pro est divisé en 3 niveaux pour refléter au mieux votre flux de travail : les étapes, les éléments et les tâches.
- Étapes : vous pouvez regrouper vos éléments dans une étape et voir en un coup d'œil la durée prévue pour cette partie du projet.
- Éléments : vous pouvez créer plusieurs éléments, les regrouper dans une étape et ensuite créer plusieurs liens entre ces éléments.
- Tâches : décomposez vos éléments en tâches plus petites et attribuez-les à votre équipe.
Vous pouvez créer des éléments en cliquant sur une date dans le calendrier de l'affichage Gantt. Votre élément apparaîtra sur le calendrier et vous pourrez lui donner un nom. Vous pourrez ensuite faire glisser l'élément pour déterminer le nombre de jours qu'il prendra.
Dans la colonne de gauche, vous pouvez cliquer sur le bouton de menu pour afficher toutes les étapes et tous les éléments que vous avez créés jusqu'à présent sur le planning.
Vous pouvez ajouter des étapes et des éléments ici. Passez votre souris sur une étape pour faire apparaître ces différentes options : ajouter un élément, modifier, supprimer ou renommer une étape. Vous pouvez également modifier l'ordre des étapes et des éléments en cliquant sur la ligne d'un élément et en la faisant glisser à l'endroit souhaité.
Cliquez sur un élément de votre planning pour faire apparaître un panneau sur la droite dans lequel vous pourrez effectuer plusieurs modifications :
- L'ajout de la date de début et de fin
- L'attribution à une partie prenante
- La création d'un ou de plusieurs liens
- L'ajout d'une description à un élément
- La création d'une tâche
- L'ajout d'un code couleur
- L'ajout de pièces jointes à une tâche
Ajuster la date de début du planning
Si vous pouvez facilement ajuster les éléments et les étapes individuellement (comme indiqué ci-dessus), vous pouvez également ajuster la date de début de l'ensemble de votre planning et déplacer tous les éléments en même temps. Si votre projet est retardé pour une raison quelconque, vous pouvez procéder à cette modification en quelques clics.
Pour modifier la date de début, cliquez sur « Actions » en haut de votre planning, puis sélectionnez « Déplacer la date de début du projet ».
Un nouvel écran apparaît, dans lequel vous pouvez sélectionner la nouvelle date de début dans le calendrier. Vous pouvez également ajuster le délai prévisionnel (plus de détails ci-dessous concernant cette fonctionnalité).
N'oubliez pas de cliquer sur « Sauvegarder ». Toutes les étapes et tous les éléments de votre planning seront alors automatiquement ajustés pour refléter la nouvelle date de début du planning.
Créer des liens
Lorsque vous élaborez votre planning, vous pouvez facilement lier plusieurs éléments à l'achèvement d'un autre élément. La création de liens dans votre planning est utile si certaines étapes du projet ne peuvent pas progresser tant qu'une autre étape n'est pas terminée.
Pour créer un lien :
1. Cliquez sur l'élément que vous souhaitez modifier pour accéder à ses détails.
2. Dans le volet de modification situé à droite, cliquez sur « Ajouter un lien ».
3. De là, vous pouvez choisir si cet élément doit commencer après ou se terminer avant un autre élément. Sélectionnez l'option appropriée dans la liste déroulante.
4. Sélectionnez l'élément sur lequel vous souhaitez créer un lien. Dans cet exemple, l'isolation doit être terminée avant que la plâtrerie ne commence.
5. Vous verrez alors un lien s'afficher dans votre planning. Vous pouvez ajouter un autre lien en cliquant sur l'icône « + ». Vous pouvez également supprimer le lien en cliquant sur le « x » qui se trouve à côté de l'élément.
Attribuer des éléments et des tâches
Au fur et à mesure que vous élaborez votre planning, vous pouvez commencer à attribuer des tâches aux membres de votre équipe ou à vos clients. Cela permet de notifier le destinataire et de s'assurer qu'il est au courant de l'avancement du projet.
Lorsque vous cliquez sur un élément, le panneau de droite s'affiche et contient une liste déroulante où dont le statut automatique est « Non attribué ». Vous pouvez soit inviter des membres de l'équipe dans le système et les assigner de cette façon, soit choisir dans une liste de membres de l'équipe qui utilisent déjà la plateforme.
Lorsque vous créez une tâche associée à un élément, une fenêtre s'affiche pour vous permettre d'ajouter plus de détails, y compris la date d'échéance, une description pour plus d'informations sur la tâche et vous pouvez également joindre des fichiers si nécessaire.
Si vous voulez vous assurer que vous ou votre équipe gardez une trace de tous les éléments et tâches de votre projet, vous pouvez facilement synchroniser Houzz Pro avec votre calendrier personnel ou professionnel. En quelques étapes seulement, les éléments et les tâches à venir pour tous vos projets apparaîtront sur votre calendrier afin que vous puissiez vous assurer qu'aucune échéance n'est dépassée.
Pour découvrir comment synchroniser votre calendrier avec Houzz Pro, consultez cet article.
Partager votre planning
Partagez facilement votre planning afin de tenir toute l'équipe informée des changements qui surviennent. Cliquez sur le bouton « Partager » situé au-dessus de votre planning. Vous pouvez ensuite autoriser les clients à y accéder dans le Portail client, ainsi que les sous-traitants et/ou les fournisseurs.
Si vous préférez l'imprimer et le partager, c'est également possible. Vous pouvez l'exporter au format PDF ou PNG depuis l'affichage en Gantt, en calendrier ou en liste.
Pour ce faire, cliquez sur « Actions » en haut à droite de votre planning, puis sélectionnez « Exporter en… ». Vous pouvez choisir le format PDF ou PNG. Dans l'affichage en Gantt uniquement, vous pouvez choisir d'exporter la « Vue actuelle » pour voir le planning tel qu'il apparaît sur votre écran avec les filtres appliqués, ou la « Vue Gantt complète » pour voir le planning dans son intégralité.
Cliquez sur « Exporter » pour télécharger le fichier et l'imprimer.
Consulter la vue d'ensemble du planning
Dans la section « Vue d'ensemble du planning » sur le bureau, vous pouvez visualiser une répartition détaillée des éléments planifiés dans tous vos projets. Cette vue d'ensemble vous permet de voir rapidement l'étape à laquelle se trouve chaque projet afin que vous puissiez garder le cap.
Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Rechercher » dans la barre de navigation de gauche, puis sur « Vue d'ensemble du planning ».
Vous pouvez facilement personnaliser ce qui est affiché. Sur la gauche, vous pouvez cocher ou décocher les projets affichés. En haut, vous pouvez choisir d'afficher un planning quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Vous pouvez également filtrer par responsables, par statut de projet ou par éléments.
La vue d'ensemble du planning est aussi disponible en affichage Gantt. Vous pouvez même y consulter vos projets à l'année ou par trimestre.
Paramètres avancés du planning
Les professionnels disposant d'un abonnement Custom ont accès à deux fonctionnalités du planning supplémentaires : le mode en ligne/édition et le délai prévisionnel.
Mode en ligne/édition
Vous pouvez utiliser le mode en ligne/édition pour apporter des modifications à votre planning et ajuster ce que votre client et vos sous-traitants peuvent ou ne peuvent pas voir pendant que vous travaillez. Il existe deux modes distincts : le mode en ligne et le mode édition.
Le mode en ligne est le mode par défaut. Lorsque vous effectuez des modifications dans ce mode, les clients, les sous-traitants et votre équipe en sont informés. Les modifications seront immédiatement visibles par les clients et les sous-traitants disposant des autorisations nécessaires.
Vous pouvez utiliser le mode édition lorsque vous apportez de nombreuses modifications à votre planning et que vous ne souhaitez pas encore que ces changements soient visibles. Dans ce mode, les clients et les sous-traitants ne pourront pas consulter votre planning tant que vous ne l'aurez pas remis en ligne, et les collaborateurs ne recevront pas de notifications concernant les changements. Seuls vous et votre équipe verrez les modifications que vous apportez au planning.
Pour changer de mode, cliquez sur « Mode en ligne » (ou « Mode édition ») en haut de votre planning, et sélectionnez le mode souhaité dans la liste déroulante.
Un écran de confirmation s'affiche, vous informant de la différence entre les notifications et la visibilité en mode édition et en mode en ligne. Sélectionnez « Confirmer » pour appliquer le changement.
Créer un délai prévisionnel
Une fois que vous avez établi le planning de votre projet, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de délai prévisionnel pour prendre un instantané du planning actuel. Les dates de début et de fin de chaque élément et de chaque étape sont ainsi consignées. Si le calendrier du projet change, vous pouvez comparer les dates réelles au planning initial afin de suivre et de gérer les projets plus efficacement à l'avenir.
Pour créer un délai prévisionnel :
1. Ouvrez votre planning et sélectionnez « Configurer un délai prévisionnel » dans le menu supérieur.
2. Une fenêtre contextuelle apparaît pour vous donner plus d'informations sur la fonctionnalité, ainsi que sur la manière de la réinitialiser si nécessaire. Cliquez sur « Confirmer ».
3. Les dates de votre projet sont désormais enregistrées sous la forme d'un aperçu dans votre planning. Si les dates changent, le planning prévisionnel et le planning réel s'afficheront. Dans cet exemple, le questionnaire exploratoire a été retardé d'un jour, les ajustements apportés au planning en tiennent compte.
4. Vous pouvez sélectionner le bouton de bascule du délai prévisionnel pour activer ou désactiver la fonctionnalité. Si vous souhaitez réinitialiser votre délai prévisionnel, vous pouvez sélectionner « Réinitialiser le délai prévisionnel » dans le menu « Actions ».