Comment utiliser des modèles d'e-mails lors de l'envoi de shopping listes ?
Lorsque vous envoyez une shopping liste à votre client, vous pouvez ajouter un message personnalisé dans le corps de votre e-mail. Si vous utilisez régulièrement le même message pour vos shopping listes, vous pouvez créer et utiliser des modèles pour ces e-mails afin de gagner du temps.
Accéder aux modèles d'e-mails de vos shopping listes
Pour accéder aux modèles d'e-mail de vos shopping listes, ouvrez une shopping liste et accédez à l'aperçu. Cliquez sur « Partager » en haut à droite, puis sélectionnez « Mes modèles » dans le coin inférieur droit de la section « Message ».
L'écran « Modèles d'e-mails » apparaît et vous permet de créer, rechercher, modifier et supprimer des modèles d'e-mails. Vous pouvez également définir des modèles d'e-mail par défaut pour le projet ou l'entreprise.
Créer un nouveau modèle d'e-mail pour les shopping listes
Pour créer un modèle d'e-mail propre à vos shopping listes, cliquez sur le bouton « Nouveau » en haut à droite ou, s'il s'agit de votre premier modèle, sur le bouton « Créer un nouveau modèle ». Il vous suffit ensuite de saisir un titre (par exemple : Modèle d'e-mail pour les shopping listes) et le message.
Dans le contenu du modèle, vous pouvez insérer un attribut, c'est-à-dire la génération automatique d'éléments tels que le nom de votre client, de votre entreprise ou autres. Par exemple, « Bonjour [Prénom du contact] », comme le montre le texte de l'image ci-dessous. C'est un excellent moyen d'ajouter une touche personnelle aux e-mails sans avoir à saisir les noms à chaque fois.
Vous pouvez également définir un modèle d'e-mail comme modèle par défaut pour le projet. Il vous suffit de cliquer sur « Définir comme modèle par défaut » et de cocher la case « Pour toutes les shopping listes ». Définir un modèle par défaut pour le projet ne remplacera pas les e-mails des projets précédents.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Sauvegarder » pour enregistrer ce message comme l'un de vos modèles d'e-mail en vue d'une utilisation ultérieure, ou cliquez sur le bouton « Sauvegarder et ajouter » pour l'enregistrer comme modèle et l'appliquer au document en cours.
Définir par défaut pour un projet, modifier ou supprimer un modèle d'e-mail
Vous pouvez toujours définir un modèle d'e-mail comme modèle par défaut du projet, le modifier ou le supprimer ultérieurement en ouvrant l'écran « Modèles d'e-mails » et en cliquant sur les trois points horizontaux qui apparaissent à droite lorsque vous survolez le modèle.
Définir les modèles par défaut de l'entreprise
Pour définir les modèles par défaut de l'entreprise, qui serviront pour tous les projets, cliquez sur « Définir les modèles par défaut de l'entreprise » en haut de l'écran « Modèles d'e-mails ».
Vous pouvez y définir les modèles par défaut de l'entreprise pour les mentions légales, les mémos et les e-mails. Pour le modèle d'e-mail des shopping listes, cliquez sur « Modèles d'e-mail d'entreprise » pour développer la section, puis ouvrez le menu déroulant « Modèle de shopping listes » pour choisir celui que vous souhaitez appliquer.
Ce modèle s'affichera alors sur toutes les shopping listes de tous les projets de votre entreprise. Vous pouvez modifier ces paramètres à tout moment dans l'écran « Modèles par défaut de l'entreprise ».