Comment gérer votre temps et vos dépenses ?
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Grâce à la section Suivi des heures et des dépenses de Houzz Pro, vous pouvez gérer vos horaires et vos dépenses ainsi que les services des différents membres de votre équipe. Dans cet article, nous vous expliquerons comment créer, modifier et gérer les saisies. Si vous avez besoin d'aide pour utiliser l'outil de pointage afin de consigner les heures de travail, consultez cet article.
Vous pouvez consulter toutes les heures et les dépenses associées aux différents membres de votre équipe depuis un portail central, à partir duquel vous pouvez également les trier, les modifier, les créer et les supprimer. Les types de services sont ensuite enregistrés et peuvent être réutilisés à chaque nouveau projet.
Pour accéder à la page principale du Suivi des heures et des dépenses, cliquez sur « Durée et dépenses » dans la section « Gestion » qui se trouve sous l'icône de recherche du menu de gauche. Vous pouvez également cliquer sur l'icône « Saisie d'heure » dans la section « Créer » de votre page d'accueil.
Vous pouvez accéder aux heures et aux dépenses d'un projet spécifique en cliquant sur « Suivi des heures et des dépenses » dans la section « Gestion » du menu de gauche sur la page d'aperçu de chaque projet. Vous ne verrez alors que les entrées du projet correspondant.
Créer une saisie d'heures
Pour gérer vos heures de travail et vos dépenses, vous avez d'abord besoin de saisir des données. Pour créer une nouvelle entrée, cliquez sur le bouton « Nouvelle saisie » en haut à droite de votre page « Suivi des heures et des dépenses ». Assurez-vous d'être sur l'onglet « Durée », situé en haut de la page.
Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez les détails pertinents, notamment le nom du projet, le membre de l'équipe, le service, la date, le taux horaire, les heures et toute description ou fichier utile.
S'il n'y a pas de services existants, saisissez simplement le nom du service que vous souhaitez ajouter/créer et appuyez sur la touche Entrée.
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder » et vous verrez la nouvelle saisie d'heures listée sur la page « Suivi des heures et des dépenses ».
Vous pouvez modifier ou supprimer une entrée en cliquant sur les trois points situés à droite de l'entrée et en sélectionnant l'action que vous souhaitez effectuer.
Notez qu'à des fins d'historique, une entrée ne peut pas être supprimée ou modifiée une fois qu'elle est liée à un document, tel qu'une facture émise.
Créer une saisie de dépenses
Pour créer une nouvelle saisie de dépenses, accédez à l'onglet « Dépenses » situé en haut de la page « Suivi des heures et des dépenses ». Cliquez ensuite sur le bouton « Nouvelle saisie » en haut à droite de la page.
Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez les détails pertinents, notamment le nom du projet, le membre de l'équipe, le service, la date, le coût, la quantité et toute description ou fichier utile.
S'il n'y a pas de services existants, saisissez simplement le nom du service que vous souhaitez ajouter/créer et appuyez sur la touche Entrée.
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder » et vous verrez la nouvelle saisie de dépenses listée sur la page « Suivi des heures et des dépenses ».
Trier et filtrer les saisies
Vous pouvez filtrer vos saisies par projet, par membre de l'équipe responsable, par date associée ou par type de service fourni en utilisant les menus déroulants en haut de la page. Vous verrez un résumé de la durée totale, du montant total facturable, du montant total facturé et du coût total (non facturable), qui s'ajustera en fonction des filtres que vous appliquerez.
Pour modifier l'ordre de tri de vos saisies, utilisez les flèches sur la colonne par laquelle vous souhaitez trier (Projet, Date, Service, etc.).
Pour modifier le format d'affichage de l'heure, cliquez sur le titre de la colonne de l'heure (Heures ou Durée (h) en fonction de ce qui est actuellement sélectionné). Choisissez si vous souhaitez que l'heure soit affichée en heures (par exemple, 02:30) ou en durées décimales (par exemple, 2,5). Le format de durée peut s'avérer particulièrement utile pour exporter les saisies d'heures vers Excel à des fins de paie.
Modifier, supprimer ou créer des services
Vous pouvez modifier et supprimer des services, et en créer de nouveaux, directement à partir de l'écran de gestion des saisies. Pour accéder à ces options, cliquez sur « Gérer les saisies d'heure » dans l'onglet « Durée », ou sur « Gérer les dépenses » dans l'onglet « Dépenses ».
De là, vous pouvez cliquer sur l'icône de crayon à côté d'un service pour le modifier, ou cocher la case à gauche d'un service et cliquer sur « Supprimer » en haut à droite pour le supprimer. Notez que, à des fins d'historique, un service ne peut pas être supprimé une fois qu'il est lié à une saisie.
Pour ajouter un nouveau service, cliquez sur « Nouveau service » en haut à droite et remplissez les informations pertinentes, puis cliquez sur « Sauvegarder ».
Trier et rechercher dans Gérer les saisies d'heure
Sur l'écran Gérer les saisies d'heure, vous avez la possibilité d'effectuer des recherches à l'aide de mots-clés. Vous pouvez également trier les services de A à Z ou par taux horaire en cliquant sur les noms des colonnes pour changer l'ordre.
Créer une facture à partir des saisies d'heures et de dépenses
Sur la page « Suivi des heures et des dépenses », vous pouvez créer une facture à partir de vos saisies en cochant simplement celles que vous souhaitez inclure et en cliquant sur le bouton « Créer une facture » en haut à droite.
Sélectionnez « Créer à partir de zéro » pour créer une nouvelle facture. Si le projet comporte des factures en cours, l'option « Ajouter à la facture existante » sera également disponible.
Vous souhaitez ajouter des saisies d'heures à une facture existante ? Consultez cet article pour savoir comment procéder.
Exporter les saisies d'heures et de dépenses au format Excel
Vous pouvez également exporter les saisies au format Excel à des fins comptables, notamment pour vous simplifier la tâche lors de l'élaboration des fiches de paie. Pour ce faire, sélectionnez « Exporter des saisies d'heure » dans le menu déroulant « Actions » (dans l'onglet « Durée »). Dans l'onglet « Dépenses », cliquez sur le bouton « Exporter » en haut à droite.
Cette opération exportera toutes les saisies actuellement affichées à l'écran. Par conséquent, si vous souhaitez télécharger des entrées pour un projet ou un membre de l'équipe spécifique, veillez à filtrer les entrées au préalable.
Importer des saisies d'heures depuis un autre logiciel
Sur la page « Suivi des heures et des dépenses », vous pouvez importer des saisies d'heures à partir d'autres logiciels. Pour une importation réussie, vous devez vous assurer que vous téléchargez uniquement des fichiers Excel ou CSV et que les champs requis sont remplis.
Cliquez sur « Importer des saisies d'heure » dans le menu déroulant « Actions » pour commencer.
Ensuite, vous pouvez soit télécharger le modèle de tableau d'importation et le compléter avec vos données, soit importer votre propre fichier à condition qu'il contienne les champs requis. Veillez à inclure la date, le nombre d'heures et les taux dans chaque ligne.
Veillez également à inclure le nom du projet, le nom du client, le prénom et le nom des membres de l'équipe, ainsi que le service. Ces informations doivent correspondre à celles qui figurent déjà dans Houzz Pro.
Ensuite, confirmez que vos colonnes sont associées au bon champ Houzz Pro. Seules les colonnes associées seront importées. Cliquez sur « J'ai fini » et le tour est joué !