Comment créer et partager des fiches quotidiennes ?
Grâce aux fiches quotidiennes, vous pouvez consigner ce qui se passe chaque jour sur votre chantier et partager facilement ces informations avec votre client. Vous pouvez également demander à votre équipe ou à vos sous-traitants d'ajouter des fiches quotidiennes pour faire le point sur leur progression, et vous tenir ainsi au courant, même si vous n'êtes pas sur place.
Comment créer des fiches quotidiennes ?
1. Pour accéder aux fiches quotidiennes, cliquez sur l'icône « Projets » dans le menu de gauche et ouvrez le projet qui vous intéresse.
2. Sélectionnez « Fiches quotidiennes » dans le menu du projet.
3. S'il s'agit de votre première fiche quotidienne, vous pouvez sélectionner le bouton « Nouvelle fiche quotidienne » au centre de votre écran, ou le bouton « Créer une fiche quotidienne » en haut à droite.
4. Si vous avez déjà créé des fiches quotidiennes, elles seront toutes répertoriées ici. Pour créer une nouvelle fiche quotidienne, cliquez sur le bouton « Créer une fiche quotidienne » en haut à droite de l'écran.
5. Une fois votre fiche quotidienne créée, vous pouvez écrire vos notes dans la zone de texte « Vue d'ensemble ». Ajoutez toute information pertinente, comme la progression des travaux, les questions ou les problèmes rencontrés, les sous-traitants qui sont intervenus, etc. Vous pouvez mettre en forme le texte et joindre des liens, des photos ou des fichiers si nécessaire.
6. Sous la section « Vue d'ensemble », vous pouvez voir les détails météorologiques, le planning de votre projet, la saisie des heures de travail des membres de l'équipe, ainsi qu'une liste de tâches ou de problèmes à traiter.
Sélectionnez le bouton « Personnaliser » pour activer ou désactiver certaines sections si nécessaire. Sélectionnez « Appliquer par défaut » si vous souhaitez conserver ces paramètres pour toutes vos fiches quotidiennes.
7. Dans le menu déroulant « Actions », vous pouvez sélectionner « Dupliquer et modifier » si vous souhaitez réutiliser ce format pour une autre fiche quotidienne. Vous pouvez également la supprimer si nécessaire.
Sélectionnez le bouton « Prévisualiser » si vous souhaitez afficher votre fiche quotidienne telle qu'un client la verrait.
Comment partager des fiches quotidiennes ?
1. Pour partager une fiche quotidienne, cliquez sur l'icône « Partager » en haut de votre fiche quotidienne.
2. Lorsque vous cliquez sur « Partager », vous pouvez ajuster l'accessibilité pour les clients et les sous-traitants en sélectionnant « Aucun accès » ou « Accès » dans la liste déroulante.
Si vous autorisez vos clients à accéder aux fiches quotidiennes, ils pourront consulter la documentation dans le portail client. Pour en savoir plus sur le portail client, consultez cet article : Comment visualiser et partager le portail client ?
Si vous autorisez vos sous-traitants à accéder aux fiches quotidiennes, ils pourront consulter et créer des fiches quotidiennes pour vous informer de leur progression dans le cadre du projet. Pour en savoir plus sur l'accès des sous-traitants, consultez cet article : Comment inviter mes sous-traitants à collaborer dans Houzz Pro ?
Comment ajouter des commentaires aux fiches quotidiennes ?
La fonctionnalité de commentaire sur les fiches quotidiennes vous permet de communiquer avec votre client, les membres de votre équipe et les sous-traitants sur tous les détails propres à la fiche. Pour ajouter un commentaire à une fiche quotidienne, cliquez sur l'icône de commentaire en haut à droite de la fiche.
Le panneau de commentaires apparaît et vous pouvez choisir de communiquer avec le client ou les membres de votre équipe à l'aide des onglets situés en haut du panneau. Saisissez votre message dans le champ de texte et cliquez sur « Ajouter ». Notez que la fiche quotidienne doit être partagée sur le Portail client pour que le client puisse la consulter.
Une fois le commentaire envoyé, le destinataire recevra une notification lui permettant de le consulter et d'y répondre. S'il est envoyé à un client, celui-ci pourra voir le commentaire sur son Portail client, dans la section « Fiches quotidiennes ».
Comment voir toutes les fiches quotidiennes ?
Toutes vos fiches seront répertoriées sur la page d'accueil des fiches quotidiennes. Vous pouvez apporter des modifications à une fiche en sélectionnant les trois points situés à droite. De là, vous pouvez « Modifier », « Dupliquer et modifier » ou « Supprimer » la fiche quotidienne.