Vous souhaitez augmenter la rentabilité de vos projets d'aménagement d'intérieur, suivre vos commandes et garantir la satisfaction de vos clients ? Dans ce guide complet, nous vous montrerons tout ce qu’il faut savoir de la gestion de projet pour les architectes d’intérieur, afin que vous puissiez maîtriser sans effort toutes les phases de votre prochain projet de conception et le mener à bien dans le temps imparti.
Dans cet article, vous apprendrez ce qui est important dans la gestion de projet en design d'intérieur et comment votre travail en bénéficiera. Vous recevrez également des instructions étape par étape pour mener à bien chaque phase de votre projet. De plus, nous vous montrerons comment un outil de gestion de projet peut vous aider à suivre tous les aspects de votre travail.
Qu’est-ce que la gestion de projet en design d'intérieur ?
La gestion de projet de design d'intérieur implique l'organisation et la coordination du cadre du projet, du calendrier, du budget, des ressources et des tâches nécessaires pour réaliser une conception pour un client et atteindre les objectifs du projet dans les circonstances données.
Pourquoi la gestion de projet est-elle importante dans ce secteur ?
La gestion de projet est un aspect important de votre travail et peut affecter vos résultats de plusieurs façons. Avant de vous engager dans un projet client, vous devez d'abord savoir comment son échéancier s'intègre dans votre propre planning, afin de conserver suffisamment de temps pour d'autres projets et éviter toute perte de chiffre d’affaires. Une bonne gestion de projet vous aide également à avoir une meilleure vue d'ensemble de votre budget global et de vos ressources, afin de pouvoir travailler de manière rentable. De plus, les projets de conception complexes peuvent être mieux organisés grâce à une bonne gestion de projet : vous gardez une trace des travaux à venir, vous pouvez tenir vos clients informés et terminer les projets à temps. Vos clients apprécieront davantage de travailler avec vous et votre entreprise y gagnera une bonne réputation.
Conseils de gestion de projet pour chaque phase de votre projet de design d'intérieur
Vous trouverez ci-dessous une liste des phases clés d'un projet de design d'intérieur à prendre en compte dans le calendrier du projet, ainsi que des conseils sur la façon de tirer le meilleur parti de chaque phase.
Le premier contact
La première impression est cruciale. Assurez-vous par conséquent d'avoir l'air professionnel dès le premier contact et prodiguez des conseils d'expert à vos clients potentiels afin de les convaincre.
Le discours d'introduction
Au stade du premier contact, vos clients envisagent peut-être encore de travailler avec d’autres professionnels. En tant qu'architecte d'intérieur, le premier appel donne l'occasion de savoir si le client potentiel est compatible avec votre entreprise. Sachez qu’une réunion d'introduction type dure entre 20 minutes et une heure. Pendant ce temps, vous aurez un aperçu des idées de votre client et déterminerez si elles convergent avec les vôtres. Si tel est le cas, vous pourrez évoquer vos atouts et expliquer en quoi vous êtes le bon choix pour faire du projet de votre client une réalité.
Soumettre un questionnaire
Un questionnaire client peut être très utile et doit intervenir dans la phase de pré-consultation, c'est-à-dire avant que vous ne commenciez à facturer votre temps. Il doit être suffisamment minutieux pour cerner tous les besoins et la portée du projet de votre client. Il doit inclure des questions sur les couleurs, les motifs, le style, le budget et les goûts, ainsi que les aversions, en matière de design. En règle générale, une semaine devrait suffire à votre client pour remplir ce questionnaire. Fixez ce délai à l'avance et informez-en votre client.
Premier rendez-vous client
Votre premier rendez-vous avec un client marque bien souvent le début de la facturation de vos prestations. Cette entrevue permet de parcourir ensemble le questionnaire client et d’expliciter toutes les questions. En règle générale, ce type de rendez-vous a lieu chez le client, afin de mieux connaître les lieux et avoir notamment une idée de la disposition des pièces, des conditions d'éclairage, etc. Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps lors de cette réunion pour obtenir des réponses à toutes vos questions, afin de pouvoir passer à la phase cruciale de planification.
Le planning
Après avoir rencontré votre client et précisé vos questions, vous pouvez commencer à planifier votre projet de design d'intérieur. Un conseil : mieux vaut surestimer les délais nécessaires plutôt que le contraire. Cependant, vous devez également tenir compte du budget et du délai fixé par votre client.
Plan de conception
Utilisez votre questionnaire client comme base pour créer votre plan et votre design. N'hésitez pas à contacter votre client pour toute question restante alors que vous entrez dans la phase de conception de votre plan. Il est judicieux d'avoir tous les détails nécessaires au plus tôt, avant de passer aux étapes suivantes.
Les catalogues produits
Avant d’élaborer votre suggestion de plan et votre présentation finale, assurez-vous de pouvoir vous procurer tous les produits et le mobilier qui seront utilisés dans le projet. De cette façon, vous éviterez les mauvaises surprises au niveau de la disponibilité et ne courrez pas le risque de décevoir vos clients.
Devis/Présentation
Votre devis doit contenir tous les détails du budget et du planning du projet. Lors de sa création, vous devez donc procéder de la manière la plus approfondie et la plus précise possible. Votre présentation doit être convaincante et professionnelle, répondre aux besoins du client sur la base du questionnaire et refléter votre expertise.
Contrat
Assurez-vous d’avoir un contrat en vigueur avant de faire tout achat pour le compte de votre client. Vérifiez que le contrat est signé et daté par les deux parties et faites une copie de sauvegarde numérique.
Commandes
Dès lors qu’un contrat est signé et que votre client a approuvé votre design, vous pouvez commander des produits et du mobilier. Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour la commande, le traitement ou la fabrication par le fournisseur et l'expédition.
Appels d’offres (si nécessaires)
Si vous avez prévu d’engager des entreprises de construction, vous devrez en tenir compte et attribuer du temps à cette tâche dans votre projet. Conseil de pro : faites une liste de vos sous-traitants favoris et de sous-traitants alternatifs — afin de pallier tout problème éventuel. En effet, il est important que l’engagement des sous-traitants n'interrompe pas l'avancement du projet.
Visites sur site
Tout au long de votre projet, vous devriez vous rendre régulièrement sur le chantier pour évaluer l'avancement des travaux. Dans le cas contraire, vous vous exposeriez à ce que les travaux ne se déroulent pas comme prévu. Cela pourrait alors entraîner des retards dans l'achèvement du projet.
Construction et assemblage
Les locaux préparés et les produits livrés, il est maintenant temps de passer à la phase finale de votre projet. Selon son ampleur, cela peut prendre entre une journée et une semaine (voire plus). Prévoyez cette phase dans votre emploi du temps en conséquence.
Facturation/Demande de paiement
Que vous envoyiez à vos clients des factures intermédiaires ou une facture globale, vous devez prévoir suffisamment de temps pour créer une facture détaillée. Avec une facture clairement détaillée, vous prouvez que vous êtes professionnel et bien organisé. De plus, vous aidez vos clients à respecter leurs délais de paiement.
Remercier ses clients
Après avoir envoyé la facture finale à vos clients, il est toujours bon de leur envoyer un mot de remerciement, un petit cadeau et éventuellement du matériel marketing. Ainsi, vous pouvez les remercier pour leur bonne coopération et laisser une impression plus durable. Il s'agit là d'une stratégie efficace pour fidéliser vos clients et obtenir des avis positifs.
Devriez-vous utiliser un logiciel pour gérer vos projets ?
Les projets de design d'intérieur comportent de nombreux paramètres susceptibles de fluctuer et d’être impacté par des difficultés imprévues : modifications de dernière minute, problèmes de construction, retards ou encore problèmes de livraison. Avec un outil de gestion de projet, vous pourrez mieux planifier les différentes phases de votre projet, tenir compte des circonstances imprévues et bien plus encore. Un outil de gestion de projet offre également les avantages suivants :
1. Une meilleure planification
Avec un outil de gestion de projet pour architecte d'intérieur, vous pourrez planifier le temps requis pour chaque phase du projet du début à la fin, tout en prévoyant une marge de temps pour les impondérables. En effet, lorsque vous pouvez mieux estimer le temps requis pour chaque phase du projet, vous économisez du temps pour développer votre entreprise.
2. Une collaboration plus efficace
En tant que designer d'intérieur, vous travaillez probablement avec d'autres membres de l'équipe, des sous-traitants et d'autres membres du personnel. Le logiciel de gestion de projet vous aide à collaborer efficacement avec les principales parties prenantes, leur permettant de visualiser le planning du projet, les échéances, les plans, les fichiers, etc. Vous pouvez même demander à votre personnel de vous tenir au courant de l’avancement et de vous envoyer des photos à la fin de la journée, afin que vous sachiez exactement à quoi ressemble le chantier.
3. Une meilleure gestion budgétaire
Des rapports budgétaires et des feuilles de calcul peuvent être créés avec la plupart des solutions logicielles de gestion de projet. Cela vous permet de documenter clairement les coûts de votre projet et de garder un meilleur œil sur les dépenses et les flux de trésorerie.
4. Une meilleure communication client
Avec un outil de gestion de projet, vous pouvez tenir vos clients informés des aspects importants de votre projet, des nouvelles informations sur le calendrier aux photos de l'avancement du projet, en passant par les commandes de modification et bien plus.
5. Planification plus précise des ressources
Si vous savez combien de temps dure chaque phase de votre projet, vous pouvez mieux gérer vos ressources humaines et vous assurer que le temps investi est facturé au plus juste.
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Conclusion
Comme vous pouvez le constater, la gestion de projet ne doit pas être un travail fastidieux pour les architectes d'intérieur. Un plan étape par étape bien pensé pour chaque phase du projet ou un outil de gestion de projet professionnel, spécialement conçu pour les architectes d’intérieur, vous aidera à toujours suivre et à mener à bien votre projet.
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