Pour mener à bien un chantier de construction ou de rénovation, il est parfois nécessaire de solliciter un nombre très important d’acteurs. Toutefois, cela entraîne également un grand nombre d’éléments changeants, de points de vue différents, ou même de plans qui diffèrent les uns des autres. Comment les menuisiers, les électriciens, les plombiers, les fabricants de fenêtres, les architectes, les autres fournisseurs ou les sous-traitants peuvent-ils donc travailler efficacement avec les prestataires pour assurer la bonne conduite du projet, le respect des délais, et le moins de modifications possible ? Pour répondre à ces questions, nous avons demandé conseil à un maître d’œuvre expérimenté.
Fort de 25 années d’expérience à la tête de SawHorse Inc., Matt Hoots, professionnel de la rénovation et de l’aménagement personnalisés d’intérieurs, est également un consultant reconnu dans le milieu. Il tient notamment un blog et une chaîne YouTube dans lesquels il partage régulièrement ses connaissances sur le secteur de l’aménagement de maisons résidentielles. Cet ancien Marine a également contribué à la création du programme de rénovation d’habitation Earthcraft, et s’occupe de la gestion et de la conception de maisons d'exposition. Découvrez ses conseils pour s’assurer que tous les acteurs d’un projet soient toujours sur la même longueur d'onde.
Préparez des plans et des cahiers des charges d’un haut niveau de professionnalisme
« Pour bien réussir son projet de construction, il faut d’abord préparer des plans précis afin que chacun dispose des mêmes informations que les autres », déclare Matt. « Malheureusement, c’est rarement le cas. Près de 90 % des plans qui nous sont partagés et que nous ne concevons pas nous-mêmes ne contiennent pas tous les détails dont nous avons besoin », ajoute-t-il. « Des plans erronés et des cahiers des charges incomplets auront un impact négatif sur la totalité de l’expérience de vos fournisseurs et de vos clients. »
Chez SawHorse, Matt Hoots a pour habitude de vérifier tous les plans que lui envoient les personnes extérieures à l’entreprise, qu’il s’agisse de professionnels de la rénovation, d’architectes ou d’ingénieurs. « Je me surnomme l’Homme qui murmure à l’oreille des plans, car en tant que maître d’œuvre, j’ai pour responsabilité de consulter tous les plans sur lesquels nous travaillons, même s’ils ont été conçus par un architecte renommé. »
« Certaines personnes partent trop souvent du principe qu’elles s’occuperont de certains éléments du projet directement sur le chantier. Elles nous disent par exemple littéralement de nous rendre sur le chantier et de marquer à la bombe les endroits où nous souhaitons installer les luminaires », déclare-t-il. « Les clients qui font appel à moi ont des attentes élevées : je dois donc m’assurer que tous les éléments qu’ils désirent figurent bien sur les plans d'origine et qu’ils seront concrétisés, car si nous nous en occupons au fur et à mesure que le chantier progresse, nous n’aurons aucun contrôle sur le coût total du projet. »
Selon lui, la conception de plans doit être un travail d’équipe : il est important d’y inclure le concepteur lumière, l’électricien, et tous les autres professionnels jouant un rôle important dans le déroulement du projet. « Une dizaine de personnes différentes peuvent contribuer à la conception des plans », explique-t-il.
Les plans étant partagés avec d’autres sous-traitants comme les électriciens et les plombiers, vous devez vous assurer que les spécifications les plus importantes y figurent avant de commencer les travaux. Examinez en amont vos plans et sollicitez des retours et des suggestions d’améliorations.
N’hésitez pas à demander de l’aide si certains aspects vous posent problème, ajoute Matt.
« Que vous soyez dans la phase de conception ou de spécification, ne pensez pas avoir réponse à tout. Il peut parfois se révéler judicieux de faire appel à plusieurs personnes possédant une véritable expérience de terrain », déclare-t-il.
Adoptez une démarche proactive
« J’encourage tous les professionnels à faire preuve d’exigence. Lorsqu’une personne vous transmet des plans, vous devez identifier tous les éléments manquants afin de lui en faire part. »
Préparez une liste d’éléments à vérifier afin d'identifier plus facilement les éléments manquants. « Vous pouvez jouer le rôle d’un coordinateur ou d’un chef d’orchestre avant que la phase de chantier ne débute. Vous n’agirez alors plus en qualité de prestataire, mais en celle de consultant. Apporter votre expertise sur des plans existants afin de les peaufiner vous permettra de développer le projet sur de bonnes bases. »
Une fois les modifications effectuées, veillez à bien les communiquer à toutes les parties prenantes.
Utilisez les mêmes outils de communication que vos clients
L’entreprise de Matt Hoots existe depuis maintenant 40 ans, et il travaille lui-même dans ce secteur depuis maintenant 25 ans. D’après son expérience, les clients les plus satisfaits sont ceux qui doivent demander le moins de modifications possible une fois le chantier commencé. Pour vous assurer d’éviter tout malentendu une fois le projet plus avancé, il est essentiel de présenter vos plans à vos clients de façon à ce qu’ils les comprennent du mieux possible. « Les prestataires et les architectes d’intérieur doivent être capables d’adapter leur méthode de communication à celles que leurs clients utilisent », déclare-t-il.
Il est donc essentiel de suivre les dernières avancées technologiques et d’utiliser les outils modernes disponibles sur le marché. « Si vous n’arrivez pas à vous y adapter, alors votre domaine d’activité continuera à progresser sans vous. C’est comme ça que les choses évoluent. Tout comme il est essentiel de connaître les dimensions et les espaces d’un intérieur afin d’établir rapidement des devis précis, savoir utiliser les derniers outils disponibles sur le marché vous aidera à atteindre plus facilement vos objectifs. C’est là qu’intervient Houzz », déclare Matt. En effet, les dossiers d'idées et les planches d'ambiance de Houzz Pro constituent des supports visuels attractifs capables de restituer fidèlement l’ensemble du design d’un projet. L’outil de plans 3D de Houzz Pro permet également de concevoir une vue d’ensemble réaliste du projet final plus précise que de simples plans 2D. « Ce sont là quelques outils que nous essayons d’intégrer à notre processus de travail. »
Apprenez à bien connaître votre marché de niche et mettez en avant vos meilleures réalisations
Pour assurer un bon contrôle qualité, vous devez d’abord travailler avec des fournisseurs et des prestataires fiables et qualifiés.
Matt Hoots se charge notamment d’identifier les forces et les faiblesses des professionnels avec qui il travaille afin de déterminer s’ils possèdent les compétences nécessaires pour bien réaliser les tâches qu’il souhaite leur confier. Selon lui, c’est comme s’il leur faisait passer un test de personnalité afin de déterminer les aspects du projet que ses sous-traitants sauront le mieux gérer. « En procédant ainsi, vous serez certains d’avoir identifié et recruté les meilleurs prestataires pour chaque tâche », affirme-t-il.
L’examen du portfolio constitue également une étape importante du processus de sélection : c’est pourquoi mettre en avant des photographies professionnelles de vos meilleures réalisations vous aidera à vous démarquer de la concurrence. « La page la plus visitée de notre site Internet est celle sur laquelle figure notre portfolio, même s’il ne représente qu’une partie de notre travail. C'est pourquoi nous partageons souvent avec nos clients un simple lien vers notre portfolio Houzz, car ils souhaitent découvrir un aperçu concret de ce que nous sommes capables de réaliser », déclare-t-il.
Faites vos propres recherches
Matt Hoots réalise ses propres recherches en parallèle et attend la même chose de ses fournisseurs.
« Si nous vendons le mauvais produit à nos clients, alors ils nous en tiendront responsables, car nous sommes censés être mieux informés qu’eux », déclare-t-il.
« Par exemple, lorsque le client souhaite acquérir un plan de travail, je m’informe sur sa composition, l’origine des matériaux, sa densité, sa résistance, ou la température maximale qu’il peut supporter. Si l’un de mes clients souhaite acquérir un modèle en particulier car il en apprécie l’apparence, je lui dis que malgré ses atouts indéniables, il serait préférable d’opter pour un plan de travail qui ne perdra pas tout son attrait après le premier verre de vin renversé ou le premier repas cuisiné dessus. »
Lorsque ce sont les fournisseurs qui vantent les qualités de leurs produits, il se charge d’abord de vérifier leurs affirmations. « Si les informations que je trouve diffèrent de ce qu’ils avancent, alors je leur demande s’ils connaissent réellement leur produit ou s’ils me mentent, en partant du principe qu’ils sont mal informés sur le produit qu’ils veulent me vendre. » Son conseil : faire des recherches, et commencer la collaboration uniquement après s’être bien informé.
Faites preuve de patience
Les clients et les sous-traitants sont souvent impatients de commencer le projet : toutefois, consacrer plus de temps à la préparation de votre projet vous épargnera les retards de chantier et les mauvaises surprises sur le long terme. « Si vous souhaitez commencer le plus rapidement possible votre chantier sans d’abord préparer une version définitive du plan, alors vous courez droit à l’échec », affirme-t-il.
« Je n’hésite pas à dire à mes interlocuteurs quand je pense que les choses vont trop vite et qu’ils doivent prendre le temps de bien comprendre l’approche qui est envisagée. Comme en cuisine, plus vous prenez votre temps, meilleur sera le résultat final. » En effet, une fois les travaux commencés, des changements simples comme le déplacement d’un siège de toilette déjà installé peut entraîner des milliers d’euros de frais supplémentaires.
« Nous encourageons toujours nos collaborateurs à apporter des modifications au projet, mais toujours avant que les travaux n’aient commencé et que le montant final soit établi. Une fois la construction démarrée, essayer de réduire au maximum les ordres de travail, de modification, et le montant des indemnités. »
Évitez les erreurs ou corrigez-les
Matt Hoots possède un bureau sur mesure qui lui rappelle chaque jour qu’il est toujours possible de commettre des erreurs, et que celles-ci peuvent coûter cher. En effet, le client auquel il était destiné l’a refusé sous prétexte que les dimensions n’étaient pas les bonnes. « Je ne voulais pas vraiment faire l’acquisition d’un bureau aussi onéreux, mais l’une des dimensions les plus importantes n’avait pas été indiquée sur le plan », confie-t-il.
Selon lui, le travail d’équipe permet d’éviter ce genre d’erreurs. « Si nous modifions le plan ou que nous commettons une erreur qui entraîne des coûts supplémentaires auprès du fournisseur, alors nous devons être prêts à le rembourser. Si c’est le fournisseur qui est fautif, nous devons lui permettre de se rattraper. »
Une solution de gestion tout-en-un comme Houzz Pro permet aux professionnels de l’aménagement et de la rénovation d’éviter de commettre ce genre d’erreurs, car elle permet de s’assurer que clients et prestataires disposent bien des mêmes informations. « Commander quelque chose en nous basant uniquement sur un simple SMS ou un e-mail nous fait courir le risque de perdre de l’argent. » Les clients approuvent des devis directement dans Houzz Pro en apposant une signature numérique. Ils peuvent également approuver ou rejeter individuellement ou de manière groupée chaque élément apparaissant sur le devis. « Si vos clients ne vous donnent pas explicitement leur accord, vous risquez de vous retrouver propriétaire de biens particulièrement onéreux qui vous coûteront très cher », ajoute-t-il.
Restez curieux
Selon Matt Hoots, un professionnel prospère doit toujours vouloir en apprendre davantage sur son métier. Il partage lui-même les connaissances qu’il a acquises au fil de ses nombreuses années d’expérience avec d’autres personnes. « Nous animons une chaîne YouTube et allons bientôt atteindre le million de vues. Nous nous en servons notamment pour réaliser un travail de pédagogie auprès des clients, des fournisseurs et les professionnels avec qui nous travaillons. Il est pour moi impossible de travailler au niveau où j’opère aujourd'hui sans que mes collaborateurs partagent le même niveau de qualification. »
Pour ce faire, il vous sera parfois nécessaire de passer beaucoup de temps avec votre maître d’œuvre afin de mettre vos compétences à jour. « Si vous devez réaliser des encadrements particulièrement techniques et que vous travaillez sur une habitation passive ou un projet tout aussi complexe, alors vous devrez probablement échanger avec votre équipe pendant toute une semaine afin de vous assurer que tout le monde ait bien assimilé tous les détails du projet », déclare-t-il.
« C’est un développeur Web qui m’a appris ce principe : il prétendait pouvoir dire à quel moment précis une personne avait arrêté de se former rien qu’en accédant au back-end de son site Internet », affirme-t-il. « Vous devez passer maître dans votre art et constamment vouloir améliorer vos compétences. »
