5 conseils de pros pour réussir le suivi des chantiers
Ils partagent leurs astuces pour optimiser la planification et la communication avec les clients et entreprises
Coordonner les différents artisans et professionnels qui interviennent sur un chantier peut vite tourner au casse-tête pour les architectes, architectes d’intérieur et maîtres d’œuvre. Dépose, gros œuvre, plomberie, électricité, menuiseries, cuisines, puis peinture et décoration : si la chronologie des différents postes est plus ou moins la même selon les chantiers, planifier et communiquer avec les entreprises et clients est une tâche qui ne s’improvise pas. Forts de leur expérience, les professionnels avec lesquels nous nous sommes entretenus ont mis au point des stratégies et astuces au fil des années, qu’ils partagent avec nous.
Anticiper pour éviter les changements en cours de chantier
Afin d’optimiser les délais de réalisation des chantiers et d’en faciliter le suivi, le maître d’œuvre Maxime Gaffory, fondateur de la société Mon Concept Habitation, mise également sur un travail de conception poussé au maximum, s’associant systématiquement avec un architecte d’intérieur pour ses projets. De cette manière, il arrive à diminuer les changements, de matériaux ou autres, en cours de chantier. « Il est préférable d’avoir un travail de conception et un brief de chantier les plus précis possibles pour éviter les ajustements lors de la phase de réalisation des travaux. Nous avons augmenté nos délais de production, qui étaient de 4 semaines, à 6 à 8 semaines et, en contrepartie, nous limitons vraiment la possibilité de demander des changements relevant de la conception pendant la phase de réalisation des travaux, afin de ne pas ralentir la chaîne de production », partage le professionnel.
Afin d’optimiser les délais de réalisation des chantiers et d’en faciliter le suivi, le maître d’œuvre Maxime Gaffory, fondateur de la société Mon Concept Habitation, mise également sur un travail de conception poussé au maximum, s’associant systématiquement avec un architecte d’intérieur pour ses projets. De cette manière, il arrive à diminuer les changements, de matériaux ou autres, en cours de chantier. « Il est préférable d’avoir un travail de conception et un brief de chantier les plus précis possibles pour éviter les ajustements lors de la phase de réalisation des travaux. Nous avons augmenté nos délais de production, qui étaient de 4 semaines, à 6 à 8 semaines et, en contrepartie, nous limitons vraiment la possibilité de demander des changements relevant de la conception pendant la phase de réalisation des travaux, afin de ne pas ralentir la chaîne de production », partage le professionnel.
Réaliser plus d’étapes à distance et réduire les rendez-vous physiques
En travaillant davantage la phase de conception, Maxime Gaffory est parvenu à limiter le besoin d’interactions avec les clients lors de la production de leur projet : « Grâce au brief de départ plus détaillé, nous ne faisons plus qu’une réunion de chantier tous les quinze jours avec les clients, au lieu d’une par semaine. C’est beaucoup moins stressant pour eux et, tant qu’on leur garantit le résultat promis lors de la phase de conception, ils sont contents. On parvient à livrer les chantiers beaucoup plus rapidement et on est sur des cycles courts de trois mois au total en moyenne. »
Après les différents confinements liés à la pandémie, l’architecte Tina Merkes a elle aussi décidé de réaliser plus de choses à distance, même après la crise sanitaire. Elle nous a confié vouloir « optimiser le télétravail et prévoir plus de moyens de communication pour présenter le travail de l’agence aux clients sans forcément faire des réunions physiques. »
En travaillant davantage la phase de conception, Maxime Gaffory est parvenu à limiter le besoin d’interactions avec les clients lors de la production de leur projet : « Grâce au brief de départ plus détaillé, nous ne faisons plus qu’une réunion de chantier tous les quinze jours avec les clients, au lieu d’une par semaine. C’est beaucoup moins stressant pour eux et, tant qu’on leur garantit le résultat promis lors de la phase de conception, ils sont contents. On parvient à livrer les chantiers beaucoup plus rapidement et on est sur des cycles courts de trois mois au total en moyenne. »
Après les différents confinements liés à la pandémie, l’architecte Tina Merkes a elle aussi décidé de réaliser plus de choses à distance, même après la crise sanitaire. Elle nous a confié vouloir « optimiser le télétravail et prévoir plus de moyens de communication pour présenter le travail de l’agence aux clients sans forcément faire des réunions physiques. »
Centraliser toutes les communications
Lors d’un chantier, communiquer peut vite devenir compliqué avec les e-mails qui s’accumulent entre le professionnel et le client comme entre le professionnel et les entreprises, mais aussi avec la diversité des plateformes utilisées. « En fonction des projets, il peut y avoir dix intervenants différents sur un même chantier. Avant j’envoyais plein d’e-mails et on dépassait vite les 150 messages. Je ne m’y retrouvais pas », se rappelle Alix Delclaux, qui a depuis trouvé une solution à ses problèmes. « Pour être efficace, je centralise les communications. Je crée des groupes de suivi sur Whatapps avec toutes les entreprises et le client. On y partage des photos, des vidéos, je peux même appeler les clients ou entreprises quand je suis sur le chantier. Les clients y ont ainsi leur suivi de chantier et je n’ai plus à faire de comptes rendus compliqués, dans lesquels ils se perdaient bien souvent. »
La centralisation des échanges est aussi permise par Houzz Pro. L’outil permet de revoir le chemin d’une opération avec un client, et de savoir exactement ce qui a déjà été dit lors des conversations précédentes.
Lors d’un chantier, communiquer peut vite devenir compliqué avec les e-mails qui s’accumulent entre le professionnel et le client comme entre le professionnel et les entreprises, mais aussi avec la diversité des plateformes utilisées. « En fonction des projets, il peut y avoir dix intervenants différents sur un même chantier. Avant j’envoyais plein d’e-mails et on dépassait vite les 150 messages. Je ne m’y retrouvais pas », se rappelle Alix Delclaux, qui a depuis trouvé une solution à ses problèmes. « Pour être efficace, je centralise les communications. Je crée des groupes de suivi sur Whatapps avec toutes les entreprises et le client. On y partage des photos, des vidéos, je peux même appeler les clients ou entreprises quand je suis sur le chantier. Les clients y ont ainsi leur suivi de chantier et je n’ai plus à faire de comptes rendus compliqués, dans lesquels ils se perdaient bien souvent. »
La centralisation des échanges est aussi permise par Houzz Pro. L’outil permet de revoir le chemin d’une opération avec un client, et de savoir exactement ce qui a déjà été dit lors des conversations précédentes.
Utiliser un logiciel professionnel pour la planification et le suivi
En plus de rassembler tous les échanges entre professionnels et clients au même endroit, le logiciel professionnel Houzz Pro est une aide précieuse pour orchestrer le suivi des chantiers. L’architecte d’intérieur Véronique Rivière, de Chic Home Design, en témoigne : « J’ai commencé à utiliser le tableau de bord et le planning m’aide à voir l’avancement d’un projet, à savoir précisément où j’en suis et à prendre des mesures à temps s’il y a du retard, en informant les clients et en anticipant sur les étapes à venir. Avec le planning, on a une vue sur le chemin critique d’un projet et cela permet de voir sur quel autre poste on va pouvoir gagner du temps. On a ainsi les “warnings” au bon moment pour mettre en place des actions correctives. Je pense que je gagne ainsi facilement une heure par projet pour créer les plannings. »
ET VOUS ?
Comment faites-vous pour réussir la planification et le suivi de vos chantiers ?
En plus de rassembler tous les échanges entre professionnels et clients au même endroit, le logiciel professionnel Houzz Pro est une aide précieuse pour orchestrer le suivi des chantiers. L’architecte d’intérieur Véronique Rivière, de Chic Home Design, en témoigne : « J’ai commencé à utiliser le tableau de bord et le planning m’aide à voir l’avancement d’un projet, à savoir précisément où j’en suis et à prendre des mesures à temps s’il y a du retard, en informant les clients et en anticipant sur les étapes à venir. Avec le planning, on a une vue sur le chemin critique d’un projet et cela permet de voir sur quel autre poste on va pouvoir gagner du temps. On a ainsi les “warnings” au bon moment pour mettre en place des actions correctives. Je pense que je gagne ainsi facilement une heure par projet pour créer les plannings. »
ET VOUS ?
Comment faites-vous pour réussir la planification et le suivi de vos chantiers ?
Sans surprise, la qualité du travail de conception joue un rôle essentiel pour le bon déroulement des travaux. Tous les professionnels le disent, plus le projet est pensé dans les moindres détails, plus les chances de rencontrer des imprévus lors du chantier sont réduites. Ainsi les délais sont plus facilement respectés. « Avant chaque chantier, je fais un cahier des charges détaillé avec tous les postes à prévoir. Cela me prend beaucoup de temps à faire car il s’étend en moyenne sur 10 à 30 pages et je ne dois rien oublier, jusqu’au nombre d’interrupteurs. Mais, cela me permet de tout mettre à plat et d’avoir bien en tête tout ce qu’il y a à faire sur un chantier. C’est un peu ma to-do-list du chantier », explique l’architecte d’intérieur Alix Delclaux.